Arbeitszeiterfassung im Handwerk: Das Bundesarbeitsgerichtsurteil

30.01.2023 von Adan Dzebo

Verpflichtende Zeiterfassung

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts in Erfurt vom 13. September 2022 zur systematischen Zeiterfassung wurde zum 03. Dezember 2022 um eine Urteilsbegründung ergänzt. Mit ihm werden alle Handwerksbetriebe in Deutschland dazu verpflichtet, ihre verrichtete Arbeitszeit digital oder analog zu erfassen. Im Folgenden wird erläutert, worum es hierbei geht, wie die Arbeitszeiten berechnet werden und was die Potenziale und Folgen dieser wichtigen Entscheidung sind. Zudem wird kurz auf das Thema Datenschutz eingegangen.

Worum geht es bei dem Urteil zur Arbeitszeiterfassung?

Bislang sah das deutsche Arbeitszeitgesetz kein verpflichtendes Zeiterfassungssystem für Arbeitnehmer vor. Lediglich Überstunden und Arbeit an Sonn- und Feiertagen mussten dokumentiert werden. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat jedoch bereits 2019 alle Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, Gesetze zur elektronischen Zeiterfassung zu erlassen. Zur Begründung wurde der Schutz der Arbeitnehmerrechte genannt. Das entsprechende Gesetz steht also im Widerspruch zum sogenannten Stechuhr-Urteil. Somit hat das deutsche Gericht harte Fakten geschaffen, für die jedoch noch ein ausgearbeitetes Gesetz in Deutschland fehlt. Das Urteil trifft handwerkliche Betriebe besonders hart, obwohl es Arbeitnehmer eigentlich vor Überstunden schützen soll. Besonders bei der herkömmlichen manuellen Aufzeichnung mit Stundenzettel ist diese Pflicht mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden. Die digitale Alternative vereinfacht diesen Prozess nun zwar erheblich, dennoch muss jeder Tischler, Zimmermann und sonstiger Handwerksunternehmer zusätzlich zu seiner eigentlichen Tätigkeit seine Arbeitszeit akribisch dokumentieren und in ein digitales System eingeben. Dieses lässt sich zum Glück relativ einfach bedienen. Trotz der Tendenz zu flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice in den letzten Jahren fordert der Gesetzgeber nun diesen Schritt ein.

Wie werden Arbeitszeiten kalkuliert?

Bei der Berechnung der Arbeitszeiten gilt es einige Aspekte zu berücksichtigen: Betriebe mit vielen mobilen Mitarbeitern ohne festen Arbeitsort dürfen für diese die Fahrzeiten zu den Kunden als Arbeitszeit werten und folglich auch vergüten. Eine Pflicht zur digitalen Arbeitszeitkontrolle besteht dagegen aktuell (Dezember 2022) noch nicht. Ein digitales System zur Zeiterfassung zahlt sich im Streitfall aber gerade vor Gericht aus. Die digitalen Aufzeichnungen sind anders als eine manuelle Aufzeichnung weitgehend manipulationssicher. Hinzu kommt das erwähnte Urteil des EuGH. Auf den manuellen Zetteln können sich schnell Fehler einschleichen oder wichtige Inhalte sind unleserlich. Die Zettelwirtschaft wird rasch unübersichtlich und lässt einen schnellen Überblick nicht mehr zu. In jedem Fall liegt die maximale Arbeitszeit bei zehn Stunden pro Tag, dies jedoch auch nur in Ausnahmefällen. Die Regel sieht acht Arbeitsstunden pro Tag vor. Dafür muss der Arbeitgeber innerhalb von sechs Monaten einen Zeitausgleich in Form von zusätzlichen freien Tagen schaffen oder einen Lohnzuschuss zahlen.

Potenziale der digitalen Arbeitszeiterfassung

Ein digitales System zur Erfassung der Arbeitszeit sollte im Endeffekt objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Jedenfalls bringt es mehr Chancen als Risiken mit sich. Dazu müssen jedoch alle mobilen Mitarbeiter mit einem Firmenhandy ausgestattet werden und ältere Mitarbeiter mit der Digitalisierung und ihrer Handhabung vertraut gemacht werden. Die auf dem Smartphone installierte App zeigen dann einfach und übersichtlich, wann, wo und wie viele Arbeitsstunden geleistet wurden. Als Handwerker hat man auf diese Weise stets einen aktuellen Überblick über die im laufenden Monat bereits geleistete Arbeit sowie mögliche Überstunden. Gleiches trifft auf den Arbeitgeber zu. Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen lassen sich genauso eingeben und nachverfolgen. Eine einfache Farbskala erleichtert in der Regel die Übersichtlichkeit der Excel-Tabellen in der jeweiligen App. Die App ermöglicht ebenso einen mobilen Start der Dokumentation direkt beim ersten Kunden am jeweiligen Arbeitstag. Positiv ist der Prozess auf die Buchführung und Lohnabrechnung des jeweiligen Unternehmens zu werten. Angesammelte Überstunden lassen sich auf diesem Weg einfacher belegen und der ersehnte Urlaub leichter planen. Das gleiche gilt für spezielle Einsätze und Notfälle, für die ein hohes Maß an Koordination im Betrieb nötig ist.

Folgen des neuen Gesetzes zur Arbeitszeitaufzeichnung: Vor- und Nachteile

Arbeitgeber: Arbeitgeber müssen nun die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung umsetzen und die notwendigen Organisationsmaßnahmen dafür in die Wege leiten. Die Erfassung gilt unabhängig davon, ob ein Betriebsrat existiert oder nicht. Die Lohnbuchabrechnung vereinfacht sich und Einsätze lassen sich besser planen. Zudem sorgt es für mehr Sicherheit und Transparenz im Betrieb. Doch anstelle von Produktivität steht nun die Zeitorientierung im Vordergrund. Abwesenheit heißt jedoch nicht unbedingt immer gleich Leistung. In Sachen Datenschutz besteht die Gefahr, dass Arbeitgeber leichter angreifbar werden, wenn nicht alle Richtlinien klar sind.

Arbeitnehmer: Die Rechte der Beschäftigten stärkt das Urteil jedoch massiv. Fairness und Transparenz misst das Urteil einen hohen Stellenwert zu, Ähnliches gilt für die Planungserleichterung eines jeden Handwerkers.

Ältere Beschäftigte tun sich häufig noch schwer mit der Digitalisierung und sind oft noch analog unterwegs. Daher müssen sie den Umgang mit den digitalen Systemen rasch lernen.

Beide Seiten: Bereits jetzt fordert die Handwerksbranche Ausnahmen von der Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit. Angeführt wird in erster Linie der bürokratische Mehraufwand, der besonders kleine und mittlere Unternehmen hart treffen wird. Möglicherweise steht damit auch die sogenannte Vertrauensarbeitszeit vor dem Aus. Dennoch sind Ausnahmen bislang noch denkbar. Erst im Lauf des Jahres 2023 wird das Gesetzesurteil wohl tatsächlich in die Praxis umgesetzt. Der Deutsche Gewerkschaftsbund reagierte dagegen positiv auf das Urteil, da damit übermäßige Überstunden eingedämmt würden. Das verschafft Arbeitgebern wie Arbeitnehmern ein hohes Maß an Sicherheit und Flexibilität. Zusätzlich hat das zuständige Gericht in Erfurt den Gesetzgeber in die Pflicht genommen. Dieser gerät also in Zugzwang.

Apps zur Aufzeichnungspflicht

Digitale Zeiterfassung durch eine APP ermöglicht es Unternehmen, jede Sekunde der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen und den jeweiligen Projekten zuzuordnen. Ob auf Baustellen, in Werkstätten, Lagerräumen oder bei Beschaffungen, unabhängig vom Standort und Mitarbeiter, kann die Zeit einfach erfasst werden. Dies vereinfacht die Abrechnung von Arbeitszeiten und Überwachung von Projektfortschritten. Ein weiterer Vorteil ist, dass Daten jederzeit und von überall aus eingesehen und analysiert werden können.

Über die digitale Zeiterfassung hinaus gibt es auch wichtige

App-Funktionen wie Montagebericht, Bautagebuch und Artikelverwaltung. Mit dem Montagebericht können Unternehmen alle relevanten Informationen zu einer Montage aufzeichnen und speichern, um eine schnelle und einfache Übersicht über den Fortschritt eines Projekts zu erhalten. Das Bautagebuch dient als digitales Tagebuch, in dem wichtige Informationen und Fortschritte auf Baustellen aufgezeichnet werden können. Dies ist besonders wichtig für den Nachweis von Arbeiten und die Überprüfung von Projekten. Die Artikelverwaltung ermöglicht es Unternehmen, alle benötigten Artikel und Materialien für ein Projekt zu verwalten und zu überwachen, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig verfügbar ist.

Insgesamt bieten Apps viele Vorteile für Unternehmen, indem es ihnen hilft, ihre Prozesse zu optimieren, Zeit und Kosten zu sparen und die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern.

Datenschutz und Umgang mit den sensiblen Daten

Der Datenschutz ist nicht nur in besagter Branche ein heikles Thema. Durch die Erhebung personenbezogener Daten müssen seitens des Arbeitgebers strenge Datenschutzrichtlinien beachtet werden. Das gilt insbesondere dann, wenn zusätzlich ein Bewegungsprofil der Mitarbeiter erstellt wird. Die Sensibilität im Umgang mit persönlichen Daten ist in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Ein Tabu stellt die Überwachung und Ausspähung von Mitarbeitern dar. Von Bedeutung ist ferner die Frage, wie lange die aufgezeichneten Daten gespeichert werden dürfen. Spätestens wenn sich der Zweck für die Datenerhebung erledigt hat, muss deren Löschung erfolgen. Für Überstunden beträgt dieser Zeitraum etwa zwei Jahre. Einzelne Daten dürfen sogar für sechs Jahre gespeichert werden.

Zu Beginn stellt sich die Frage, welche Daten erfasst und wie diese verarbeitet werden. Wie steht es um die GPS-Daten zum Aufenthaltsort? Eine schriftliche Einwilligung ist in jedem Fall erforderlich, gerade auch aus datenschutzrechtlichen Gründen. Das gilt erst recht, wenn das Fahrzeug des Handwerkers auch privat genutzt wird, also außerhalb der Arbeitszeit. Punktuelle Geodaten stellen in der Regel jedoch kein Problem dar. Wichtig ist, dass der Handwerker über jeden einzelnen Schritt informiert wird, was mit seinen Daten passiert. Am besten strebt man eine freiwillige Vereinbarung an. Auswirkungen hat dies nicht zuletzt auch auf Tarifverträge und Mindestlöhne.

Zusammenfassung

Handwerksbetriebe werden dazu verpflichtet, alle Arbeitszeiten zu erfassen.
Die App bietet eine bequeme und benutzerfreundliche Möglichkeit, auf Informationen und Funktionen zuzugreifen.
Die Verpflichtung beruht auf einem Urteil des EuGH aus dem Jahr 2019.
2022 wurde das Urteil in Deutschland bestätigt.
Die Rechte der Arbeitnehmer werden dadurch gestärkt.
Digitale Systeme zur Zeiterfassung sind manipulationssicher und bieten im Streitfall Vorteile gegenüber manuellen Aufzeichnungen.
Prozesse, Arbeitsabläufe und Entscheidungen vereinfacht die digitale Erfassung der Arbeitszeiten.
Der Datenschutz sollte ebenfalls Berücksichtigung finden.